سفاري نت بوابتك لعالم السفر ..
سفاري نت – متابعات
هناك الكثير من الأساليب والاستراتيجيات المتبعة لتنظيم الوقت بشكل جيد، إذ تعد أفضل تقنيات إدارة الوقت هي تلك التي تساعد على تحسين سير الحياة اليومية وفق منهجية عمل وإدراك للوقت وللتفاصيل التي تعمل بها، وتساعد في التحكم في عوامل التشتيت وقلة التركيز التي قد تنتج عن التشتت أو تعدد المهام وغيرها من المعيقات.
استراتيجيات تنظيم الوقت كثيرة، لكن هناك تقنيات وأساليب اتباعها وفق معايير تساهم في تعزيز القدرة على إدارة الوقت بشكل منظّم وصحيح، ما يزيد من فرص الإنجاز والنجاح ويزيد من فرص التميز والاستقرار في مختلف مناحي الحياة، ومن أبرز طرق تنظيم الوقت التي تساهم في إحداث فرق كبير في الحياة، هي:
- قائمة المهام
قد لا تبدو إعداد قائمة المهام تقنية رائدة، لكنها إحدى أقوى طرق تنظيم الوقت التي تساعد الشخص، ليصبح أكثر إنتاجية وتساعد على إنجاز المهام في الوقت المحدد.
تتضمن أفضل نماذج قوائم المهام، مجموعة متنوعة من المهام: كالمهام السريعة والعاجلة التي يمكن إكمالها في غضون 10 دقائق أو أكثر، وكذلك المهام التشغيلية التي ما تزال قيد التنفيذ.
يساعد وجود قائمة مهام على إبقائك ملتزماً بشأن ما تعمل عليه. وتساعد على تحديد، بشكل فعال، ما يجب عليك إكماله والابتعاد عن المهام التي قد تكون ثانوية، وبالطبع يتيح لك الاحتفاظ بقائمة المهام أن تستمتع بفكرة الإنجاز والسعي لتحقيق الأهداف بشكل مستمر.
- إدراك الأولويات والترتيب
إذا كانت كتابة قائمة المهام هي الخطوة الأولى نحو تحسين إدارة الوقت، فإن تحديد أولويات المهام هو الخطوة التالية. فترتيب المهام يرشدك خلال أنشطة اليوم، إلى ترتيب الأهمية لكل مهمة، ما يضمن أن المهام الأكثر أهمية هي التي يتم التعامل معها أولاً.عند ترتيب مهامك، يجب عليك دائماً، إعطاء الأولوية لما هو أكثر أهمية بالنسبة لك. اكتشف المهام والأنشطة ذات القيمة العالية، والتي سيكون لها أكبر تأثير إيجابي عليك وعلى عملك وفريقك.
- التركيز، وإدارة التشتيت
على الرغم من نوايانا الحسنة، فإننا جميعاً، نشتت انتباهنا إرادياً أو لا إرادياً، من مواقع التواصل الاجتماعي إلى حديث الزملاء في العمل، ومشكلة التسويف الإنسانية، في الواقع، فإن الجلوس وإنجاز الأمور يكون دائماً أكثر صعوبة مما ينبغي أن يكون.الدراسات الأكاديمية حول الوقت والتركيز، أثبتت أن الوقت الذي يحتاجه الإنسان للعودة إلى التركيز بعد الانقطاع، هو 23 دقيقة على الأقل، لذا فالعقل بحاجة إلى إدارة فعالة لعوامل التشتيت الخاصة بمحيطه من أجل حماية تركيزه.
- التنظيم
يعد الجدول الزمني المنظم أمراً بالغ الأهمية لتقديم ما حددته بنفسك، فهو يساعدك على تنظيم مساحة عملك ويضع عليك ضغطاً صحياً يساعدك على إكمال ما تريد وبالزمان المناسب.هناك الكثير من الناس يزاولون عدداً من الوظائف في نفس الوقت، معتقدين أنهم بهذه الطريقة ينجزون المزيد، ولكن في الواقع هم على العكس من ذلك، فالدراسات أثبتت أن الإنسان يكون أكثر إنتاجية عندما يركز على شيء واحد في كل مرة.
بعض الناس يكونون بحاجة إلى أداة بسيطة لتنظيم وتقويم حياتهم، مثل: جدول لخطة الأسبوع أو الشهر، وهناك من يستخدم تطبيق التقويم المُرفق بالهواتف الذكية الذي يساعد على تتبع المهام وإنشاء الجداول الزمنية الخاصة.
ومن أبرز أمور الحياة التي تتطلب جدولاً منظماً هي الدراسة، فتنظيم الوقت للدراسة يحتاج تقنيات وأسلوب حياة أكثر دقة.
تنظيم الوقت للدراسة
يعاني الكثيرون من صعوبة التعامل مع الوقت أثناء أداء مهامهم في وقت الدراسة، نظراً لكثرة الملهيات في هذه المرحلة، وبسبب حاجتهم لإنجاز عدد من المتطلبات في وقت واحد قد يكون قصيراً أحياناً، يكون تنظيم الوقت للدراسة بالتالي:
1- تحديد النشاطات اليومية
لتنظيم الوقت للدراسة لا بد من تحديد النشاطات اليومية التي تنوي القيام بها، هذه النشاطات تختلف من شخص إلى آخر حسب الشخصية والعمر والرغبة والهويات والمتطلبات اليومية. ثم يتم إدراج الدراسة في النشاطات اليومية الرئيسية.
2- خصص أوقات مناسبة للدراسة
يجب تحديد الوقت المناسبة للمذاكرة حسب طبيعة النشاط اليومي، فبعض الأشخاص يفضلون المذاكرة ليلاً، وأخرون يفضلون الدراسة في النهار، يجب تحديد وقت المذاكرة بحيث لا يعترض مع طاقة الشخص ونشاطه اليومي.
3- تحديد مضمون الدراسة
تحديد المواد الدراسية التي تنوي مذاكرتها خلال الأسبوع، يساعد في عملية التنظيم الكلية وكون الشخص أكثر دقة في تحديد الأجزاء أو الدروس في كل مادة، وتحديد وقت بعينه لكل درس وإطار زمني معين للانتهاء منه يساعد على الإنجاز، ويجب أيضاً توزيع المطلوب على أيام الأسبوع، وبهذه الطريقة يكون البرنامج الدراسي محدداً وواضحاً، ويساعد علي زيادة المحصلة الدراسية ورفع مستوى الإنتاجية العام.
4 – مراجعة برنامجك الدراسي
من أهم عوامل تنظيم الوقت للدراسة بفاعلية، هو المراجعة الدائمة للبرنامج الأسبوعي والتعديل عليه حسب المستجدات خلال الأسبوع، كالانتهاء من مذاكرة بعض المتطلبات قبل الوقت المحدد لها، أو ظهور بعض الدروس الضرورية والملحة والتي يجب إعطاؤها الأولوية ومذاكرتها، أو تم تحديد وقت تقييم لموضوع معين، ولا مشكلة في كون البرنامج الأسبوعي قابلاً للتعديل والتغير بشكل مستمر حسب الحاجة والأولويات التي قد تتغير يومياً أو أسبوعياً.
5 – استغلال أوقات الفراغ
قد يجد البعض هامشاً لا بأس به من وقت الفراغ عند سعيه لإتمام مهمة بعينها، فإن كان لديك بعض أوقات الفراغ خلال الأسبوع أو أثناء اليوم الدراسي في المدرسة أو الجامعة، يمكنك أن تستغله في إنجاز بعض المهام والواجبات الدراسية أو مراجعة سريعة لبعض المواضيع والمواد، وذلك لتخفيف الضغط عليك أثناء الوقت المحدد للدراسة.
6 – التخلص من المشتتات
يتحدث عدد من الخبراء عن أهمية التخلص من المشتتات التي قد تساهم في إشغال أو تعطيل الفرد عن القيام بمهامه عند العمل أو الدراسة أو الكتابة، فينصح مثلاً بإطفاء صوت رنين الهاتف المحمول، أو إغلاقه وإبعاده.
تنظيم الوقت للعمل
لا تختلف متطلبات وسلوكيات تنظيم الوقت للعمل كثيراً عن تنظيم الوقت للدراسة، فكلاهما يحويان متطلبات ومهاماً يجب إنجازها بشكل يومي أو أسبوعي، وقد تختلف قائمة المهام بطبيعة الحال بحسب المكانة الوظيفية أو طبيعة العمل، إن كانت مكتبية أو تتطلب متابعة بعض الأعمال الميدانية.
والوقت المنظم في بيئة العمل يساعد على زيادة الإنتاجية وجعلها بكفاءة الجودة المطلوبة في إنجاز الأعمال المختلفة.
وتذكر إحدى الدراسات المنشورة من كلية إدارة الأعمال بجامعة الملك سعود للباحث بشير العريفي، بعنوان العلاقة بين إدارة الوقت وضغوط العمل، أهمية إدارة الوقت في بيئة العمل، والعلاقة بين الفشل في إدارة وتنظيم الوقت للعمل وازدياد الضغوط في بيئة العمل.
«ويعد سوء إدارة الوقت من أهم المظاهر السلوكية التي تؤدي إلى ضغوط العمل بالرغم من أن هذا السبب كثيراً ما يربط بأعباء العمل إلا أنه في الأساس يعود على الفرد ذاته في بيئة العمل من حيث عدم قدرته على تنظيم وقته في غياب أعباء العمل، لذا فإن سوء إدارة الوقت قد لا يرتبط بزيادة أو نقصان هذه المهام، وإنما يعود إلى الشخص ذاته، نتيجة لعدم قدرته على تنظيم وقته أثناء العمل».
فكلما فشل العامل في تنظيم وقته في بيئة العمل، كان أكثر عرضة للتأثر بضغوط العمل، ما قد يتسبب له بعدد من المشاكل التي من الممكن أن تؤثر على عمله وإنجازه على المدى البعيد.
تنظيم الوقت أثناء السفر
يعاني الملايين من الناس حول العالم من معضلة تنظيم الوقت أثناء السفر، فمنهم من يخطط مسبقاً في ذهنه لجدول من الفعاليات والأنشطة التي يسعى للقيام بها أثناء سفره وفي وقت الإجازة، ويجد نفسه في نهاية المطاف لم ينجز 10% من إجمالي ما فكر به قبل الرحلة.
تختلف أسباب السفر والترحال، فهناك من يسافر لغرض العمل وبوقت محدود جداً، ومن الناس من يسافر للترويح والاكتشاف ولقضاء أوقات ممتعة من وقت لآخر.
وهناك من يكون قادراً على جعل تجربته في السفر تجربة غير قابلة للنسيان، ومنهم من تكون تجاربه في السفر، نموذجاً يدل على الفشل في إدارة الوقت والتنظيم.
يتحدث خبراء السفر بالعادة عن تقنيات محددة لتنظيم الوقت أثناء السفر، تبدأ من موعد حجز الرحلة ولغاية العودة بعد الانتهاء منها، وهناك الكثير من الأدوات والتقنيات التي تساعد المسافر على إدارة وتنظيم الوقت أثناء السفر، منها:
– البحث عن الوجهة
تعد معرفة عادات وثقافات البلد المقصودة أثناء السفر، من أهم أساليب تنظيم الوقت أثناء السفر، فالإلمام بماهية الوجهة المقصودة ومعرفة المزيد عنها يساعد المسافر على معرفة ماذا يريد بالتحديد من زيارته لهذا المكان، وهناك عشرات المواقع أو المراجع الموثوقة التي تسهل على المسافر معرفة معلومات عن البلد المقصود زيارته، أبرزها المراجع الثقافية الخاصة بالمدن والمناطق المدارة من قبل الجهات الحكومية أو المسؤولة في تلك المقاصد.
– مراعاة الفوارق الزمنية
أحد أبرز المشاكل التي تواجه المسافرين على اختلاف خلفياتهم الثقافية والاجتماعية، وعلى اختلاف أسباب سفرهم هي فوارق الزمن واختلاف التوقيت من مكان لآخر، لذا يجب على المسافر قُبيل الوصول لوجهته أن يكون مطلعاً على الوقت في الوجهة المقصودة، ليبدأ على ذلك التخطيط لرحلته وفق الوقت وليكون قادراً على الذهاب وفعل كل نشاط أو فعالية بوقتها الصحيح.
– تحديد جدول مسبق
كغيرها من أمور الحياة التي تتطلب «قائمة مهام»، يجب على المسافر قبل سفره أن يضع جدولاً بالأماكن والأنشطة التي يريد التواجد بها، وتقسيمها على الأيام خلال رحلته، وبهذا يكون قادراً على إنجاز أكبر عدد ممكن من الفعاليات دون أن يخسر وقتاً ويكون تائهاً عما يجب أن يفعله.
– قراءة التغذية الراجعة والتجارب السابقة
تعد التغذية الراجعة التي يقوم المسافر بكتابتها أو نشرها عن المرافق أو الفنادق أو حتى المدن والبلدان بشكل عام، أحد أهم ما يجب على المسافر الجديد أن يطلع عليه قبل سفره، فهي تساعده على تجنب إضاعة وقت في أماكن قد تسبب له انزعاج، فيخسر وقته في تغيير المكان أو البحث عن جديد.
وأيضاً تعد التجارب السابقة عن السفر لمناطق أو فعاليات معينة مهمة للمسافر كي يطلع عليها ويعرف أكثر عن الجهة المقصودة قبل الوصول لها، فهي تساعده على حذف أو إضافة أنشطة وفعاليات جديدة لجدوله أثناء السفر، ما يساعده على تجنب التكرار والابتعاد عما قد يكون بعيداً عن اهتماماته.
لذا، يذكر خبراء السفر التغذية الراجعة والتجارب السابقة على أنها من أهم المراجع التي قد تساعد المسافر على تنظيم وقته أثناء السفر، وقد تكون سبباً أحياناً في تغيير وجهة كاملة أو إضافة بلد آخر على قائمة الأماكن التي قد يرغب الإنسان بالتواجد بها يوماً ما.
الوعي لأهمية الوقت في الحياة
في النهاية، مهما كانت الحياة منظمة، ومهما التزمت بالخطة اليومية التي تعمل عليها ولأجلها، فإن الوعي وإدراك أهمية ترتيب الوقت في كافة مناحي الحياة له الأولوية القصوى، فكلما كان الإنسان واعياً لأهمية الوقت، كان أكثر قدرة على الإلمام بطرق تنظيم الوقت التي يحتاجها ليطبق مقولة «الوقت كالسيف» في حياته، وليكون على مستوى إلمام وإدراك كافيَين يساعدانه على تسيير حياته بشكل منظم.
